EMA - Elektronische Mandanten-Akte und -Archivierung

Vollintegriertes "kleines" DMS-System zum
Führen einer elektronischen Mandanten-Akte

EMA unterstützt Sie in Ihrer täglichen Arbeit und bei der Verbesserung der Arbeitsabläufe in Ihrer Kanzlei. Sämtliche Dokumente werden weitestgehend automatisch in einer elektronischen Akte abgelegt und stehen bei Bedarf schnell und übersichtlich zur Verfügung. Damit erreichen Sie zwar noch kein papierloses Büro, aber der Zugriff auf archivierte Dokumente wird deutlich vereinfacht.

Wie kommen Daten in die elektronische Akte?

Jede gedruckte Auswertung der Steuerprogramme fließt ohne einen zusätzlichen Arbeitsaufwand automatisch in dieses System ein. So werden beim Abschließen einer Steuererklärung die kompletten Steuer-Berechnungen sowie die erstellten Steuererklärungen automatisch im PDF-Format abgelegt, so dass sie für EMA zur Verfügung stehen. Auch weitere Auswertungen wie per ELSTER versandte USt-Voranmeldungen, KapSt-Anmeldungen inkl. Steuerbescheinigungen, die neuen Anträge auf Anpassung der Vorauszahlungen 2008 usw. werden beim Druck automatisch für EMA bereitgestellt. Auch mit unserem Programm Text erstellte und gedruckte Briefe werden in EMA gespeichert.

Sogar Serienbriefe werden individuell zugeordnet und in die jeweilige Mandanten-Akte einsortiert.

EMA übernimmt somit sämtliche relevanten Archivierungsvorgänge ohne jeglichen zeitlichen Mehraufwand für den Anwender. Darüber hinaus können beliebige Dokumente manuell zur Akte hinzugefügt werden. So lassen sich z. B. eingescannte Posteingänge ebenfalls problemlos in EMA speichern

Welchen Nutzen bringt EMA?

 Der große Vorteil gegenüber der klassischen Akte – die sich zurzeit sicher noch nicht ersetzen lässt – ist der extrem schnelle Zugriff: In jedem Steuerprogramm steht EMA als Auskunft-Funktion mit einem Mausklick zur Verfügung. Umgekehrt kann ein im Steuerprogramm geöffneter Mandant mit einem Klick aus der elektronischen Akte heraus erreicht werden. So kann z. B. aus der Bearbeitung einer Anlage V bequem der Vergleich mit den Vorjahresangaben erfolgen.

Natürlich kann auch direkt aus den Mandanten-Stammdaten auf die elektronische Akte zugegriffen werden: So können Sie z. B. beim Anruf eines Mandanten sofort qualifizierte Auskünfte geben – völlig unabhängig davon, wo sich gerade die „Papier-Akte“ befindet! Jedes archivierte Dokument kann mit geringem Aufwand per E-Mail an den Mandanten versendet werden. Darüber hinaus kann EMA auch eine Archiv-CD für den einzelnen Mandanten erstellen. Neben den Inhalten der elektronischen Akte kann diese auch die entsprechende Datensicherung umfassen.

EMA im Überblick

Füllen der elektronischen Akte

Auswertungsmöglichkeiten

Sie zögern?

Warum? Rufen Sie uns an und fordern Sie völlig unverbindlich eine Test-CD an! Wir sind überzeugt davon, dass wir Sie überzeugen können!

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